Si un autor elige autogestionar su obra, debe seguir una serie de pasos rigurosos para asegurarse de que su música esté protegida y generando ingresos:
Antes de lanzar la obra, es vital tener toda la documentación legal y creativa lista:
Versión Final: El archivo de audio definitivo (Master) y la versión escrita de la composición.
Fecha Cierta: Documentar la fecha exacta de finalización de la obra.
Material de Apoyo: Tener la letra y la partitura o tablatura disponible para facilitar el registro.
El registro formal es indispensable para el cobro.
Entidad de Gestión Colectiva (PRO): El autor debe hacerse socio de la entidad de gestión de derechos de ejecución pública de su país (ej. SGAE en España, ASCAP o BMI en EE. UU.).
Registro del Fonograma: Si el autor es también el dueño del Master, debe registrarse como Productor Fonográfico en las entidades correspondientes (como SoundExchange en EE. UU. para el cobro de derechos conexos digitales).
Una vez que la obra está en el mercado, hay que saber dónde suena para poder cobrar.
Uso de Herramientas de Monitoreo: Contratar o utilizar servicios tecnológicos que rastrean la música en televisión, radio, plataformas digitales y espacios públicos.
Ejemplos de Herramientas: Servicios como BMAT utilizan tecnología de reconocimiento de audio (fingerprinting) para identificar dónde y cuándo se ha emitido una canción.
Informes de Entidades: Revisar regularmente los informes y liquidaciones que proporcionan las Entidades de Gestión Colectiva a sus miembros.
El autor debe actuar como agente de ventas para su propia obra.
Emisión de Licencias Claras: Cuando una empresa o persona solicita usar la canción (ej. para un video de YouTube), el autor debe emitir un contrato de licencia detallado y una factura.
Establecer Tarifas: Definir tarifas claras para distintos tipos de uso (ej. una tarifa plana por una licencia de uso online o un porcentaje de los ingresos para un producto derivado).
Seguimiento de Pagos: Implementar un sistema de seguimiento para asegurar que las regalías se paguen a tiempo y completamente.
El autor debe estar preparado para defender su Propiedad Intelectual.
Avisos de Takedown: Utilizar los sistemas de reclamación de derechos de plataformas como YouTube (Content ID) o las distribuidoras digitales para solicitar la retirada (takedown) de contenidos que usan la música sin permiso, o para monetizarlos a favor del autor.
Cartas de Cese y Desista: Enviar notificaciones legales formales a los usuarios no autorizados para exigir que detengan el uso ilícito de la obra.
Negociación Retroactiva: En lugar de demandar inmediatamente, a menudo es más eficiente contactar al infractor para negociar una licencia retroactiva y recibir un pago por el uso ya realizado.